Професия „Офис-мениджър“

Офис мениджърът извършва трудовата си дейност в предприятие или организация във всички сфери на стопанството, като спазва всички законови и нормативни актове, касаещи конкретната дейност.
Офис мениджърът обработва информационните потоци, координира и осигурява безпроблемно протичане на деловата дейност на звената в предприятието или офиса. Той координира бизнес кореспонденцията на ръководителя и организацията (писма, факсове, електронна поща и други документи), като спазва приетите стандарти; предава и получава информация по факс и интернет; прави копия; поддържа деловодство в изряден и удобен за употреба вид и води архив. Офис мениджърът планира и организира своята дейност в съответствие с план-графика, проявява инициативност за подобряване организацията и ефективността на работата в офиса. Своевременно отговаря на телефонните обаждания, дава точна и изчерпателна информация по поставените въпроси или насочва разговора към съответния отдел или специалист.
Офис мениджърът регистрира телефонните обаждания. В случай че прекият ръководител или търсеният служител отсъства, записва: дата, име, предмет на обаждането, за кого е и телефон за обратна връзка. Той организира работни срещи с клиенти, представители на технически служби, държавна администрация, контролни органи и други лица във връзка с дейността на предприятието, като спазва деловия тон на общуване. Той участва в набирането на информация от страната и чужбина за областта, в която работи фирмата, и запознава с нея другите служители по
предварително зададени указания. Подпомага дейностите по провеждане на рекламни
кампании, панаири, изложения и др., свързани с представянето на предприятието.
Организира командировки, семинари, посещения на предприятия на представители на
предприятието и гости от страната и чужбина.
Офис мениджърът следи за техническата изправност на офис оборудването, организира и контролира аварийните ремонти и изготвя график за планови ремонти. Той координира дейностите по осигуряване на канцеларски и други материали за звената в предприятието. Той координира дейностите, свързани с подбора и назначаването на персонал в администрацията и други звена на предприятието. Организира и контролира провеждането на първоначален и периодичен инструктаж на работниците и служителите. Определя потребностите от обучение, квалификация и преквалификация на персонала и организира това обучение. Наблюдава работата на работниците и служителите и прави предложения за наказания и награди. Офис мениджърът носи отговорност за офис организацията, координацията, кореспонденцията и телефонното обслужване на дейността на предприятието. Отговаря за качественото и в срок изпълнение на поставените задачи, за опазване на поверителна фирмена информация и за спазване на технологичната дисциплина и вътрешния ред. Той отговаря за средства и предмети на труда и носи финансова отговорност за зачислената електронноизчислителна техника и други материални
средства в съответствие с българското законодателство. Когато работи с технически средства, той спазва инструкциите и носи отговорност за безопасно обслужване и предотвратяване на аварии и инциденти.
При изпълнение на дейностите е много важно офис мениджърът да притежава добри комуникативни умения за водене на преговори, способности за работа в екип и толерантност при работа с клиентите и персонала на предприятието, да проявява предприемачески умения. Той трябва да умее да убеждава, да проява коректност, да не предизвиква конфликти, да има добра организация и умения за вземане на бързи и адекватни решения, да проявява наблюдателност, прецизност и отговорност, да спазва етичните норми.

Разработено от Щрак